Dirigeants de PME : pourquoi externaliser la DSI ?

Les 4 principaux défis des DSI dans les PME 

Dans les PME, la DSI représente un certain nombre de défis, si tant est que son périmètre soit déjà bien défini. Ils sont généralement exacerbés par des ressources limitées et une complexité croissante des systèmes informatiques, et peuvent donc impacter la croissance et l’efficacité opérationnelle.  

1. Le manque de ressources en interne 
Le budget généralement limité des PME restreint parfois tant le déploiement de nouveaux projets, que la capacité à recruter et maintenir une équipe complète. Le coût des spécialistes est aussi souvent une des raisons du sous-dimensionnement des équipes, où quelques personnes tentent de couvrir tous les aspects IT. 

2. Les évolutions technologiques rapides 
Nouvelles solutions logicielles, avancées en matière de sécurité, ou encore transformation digitale des entreprises : les PME doivent constamment s’adapter pour rester compétitives. Cependant, suivre ces évolutions technologiques demande une veille permanente et une capacité d’investissement souvent hors de portée des petites entreprises. 

3.La compréhension globale des enjeux 
Pour les PME, la constante évolution des défis technologiques auxquels fait face la DSI est un enjeu complexe. La démocratisation du télétravail a par exemple apporté de nouveaux challenges en termes de cybersécurité et même de notion de périmètre de l’entreprise. Tout comme ont pu le faire les nouveautés liées aux multisites ou aux infrastructures cloud. Comprendre et digérer ces enjeux pour les traduire en stratégie cohérente se révèle alors être un défi majeur. 

4. Le coût des erreurs 
Qu’il soit volontaire ou non, et peu importe la cause, un arrêt du système d’information est immédiatement préjudiciable, tant sur l’aspect opérationnel que financier ou même d’image. Dans les PME, ces risques sont souvent amplifiés par le manque de personnel qualifié, l'absence de solutions de sauvegarde appropriées ou de process métiers suffisamment maîtrisés.  

Quand et pourquoi externaliser la DSI ?  

Une pratique bénéfique au service de l’excellence opérationnelle 

L’externalisation de la DSI est, si ce n’est une forte tendance, désormais hautement plébiscitée par les PME. Ce choix répond à plusieurs besoins d’ordres stratégiques, techniques et économiques et a pour premier avantage de centraliser autour d’un prestataire. Ce faisant, l’entreprise y gagne rapidement sur le tableau financier, avec une réduction des coûts évidente, qui n’empêche pas de se poser les bonnes questions avant de se lancer.  

En externalisant, une PME accède à des services de haute qualité à un coût plus bas, grâce à la mutualisation des ressources par le prestataire. Cela permet notamment d’éviter les dépenses et les frais fixes liés à une équipe DSI sédentaire ; bien qu’un interlocuteur permanent en interne soit évidemment nécessaire. Les compétences sont donc elles aussi externalisées, permettant de bénéficier de l'expertise pointue de professionnels du secteur. Les prestataires spécialisés disposent en effet de profils expérimentés couvrant des domaines variés comme la cybersécurité, le cloud, ou encore la gestion des infrastructures. Cette expertise est souvent difficile à réunir en interne pour une PME. L'accès à ces talents permet d’améliorer la performance globale des systèmes d’information, mais aussi de renforcer la compétitivité de l'entreprise en lui permettant de tirer parti des meilleures pratiques du marché. 

Alors que les besoins technologiques évoluent rapidement, en fonction de la croissance de l'entreprise ou de nouveaux projets, un prestataire externe est en mesure d’adapter rapidement les services fournis selon ces besoins changeants. La flexibilité dont bénéficie directement le client est ainsi valorisée au fil du temps, lui permettant de de se concentrer sur son cœur de métier.  

Les dirigeants et collaborateurs n'ont plus à se soucier des aspects techniques du SI, ce qui leur permet de focaliser leurs efforts sur les activités à forte valeur ajoutée. La gestion des systèmes devient une fonction de support invisible mais essentielle. Bien entendu, la sélection du prestataire est cruciale pour minimiser les risques. Un bon prestataire doit être rigoureusement choisi en fonction de critères d'expertise, et des audits réguliers sont nécessaires pour garantir la qualité des services fournis. 

Les avantages cachés de l’externalisation 

Si de plus en plus d’entreprises font appel à des prestataires pour externaliser leur DSI, c’est donc parce que cette pratique est économiquement et opérationnellement viable, mais pas seulement.  

Elle apporte des avantages parfois insoupçonnés, et notamment la capacité de « recruter » des profils hypers expérimentés auxquels elles n’auraient probablement jamais eu accès en interne. Au-delà du prestige, ces personnes capées, aux compétences souvent rares, sont en mesure d’apporter des réponses adaptées et proactives aux besoins technologiques de l’entreprise. Le bénéfice est immédiat, mais sera également perçu dans le temps avec une réduction des pannes et des dysfonctionnements au long cours, et donc un impact direct qui se reflète dans la performance opérationnelle au quotidien. 

C’est ainsi la continuité de service, précieuse en tous points, qui en ressort améliorée. Et le fait d’attirer des compétences pointues permet aussi d’aller encore plus loin sur certains aspects comme la sécurité par exemple, dans lequel l’expérience à elle seule peut radicalement changer les choses.  

C’est donc aussi ce mélange technique et humain au service d’un même objectif qui rend l’externalisation si efficace. Si le prestataire ne sera jamais décisionnaire, il est un rouage de l’intelligence collective nécessaire pour non seulement piloter mais aussi anticiper et être force de proposition en toutes circonstances.  

Externaliser oui, mais en impliquant les équipes internes 

Une des conséquences de l’externalisation de la DSI est immanquablement la traduction des besoins en projets réels et concrets. Et donc des changements dans l’entreprise pour les métiers. L’introduction d’un nouveau système d’information ou d’une nouvelle manière de travailler peut avoir un impact non-négligeable sur les équipes. Il est donc essentiel de bien accompagner cette transition pour éviter les blocages et garantir une adoption fluide des nouvelles pratiques. 

Le rôle du prestataire ne se limite donc pas uniquement à la mise en place technique du système. Il doit également gérer l’aspect humain, en expliquant clairement pourquoi ce changement est nécessaire. Cette étape est essentielle pour susciter l’adhésion des utilisateurs. Comprendre les raisons derrière une nouvelle solution, qu’il s’agisse d’améliorer la performance, de renforcer la sécurité ou de simplifier les processus, permet aux équipes de mieux accepter le changement. Il est ensuite tout aussi important d’expliquer comment utiliser ces nouveaux outils de manière efficace. Cela garantit que les équipes deviennent à la fois performantes et adhèrent aux nouveaux usages sans difficulté. 

L’accompagnement humain est donc central dans la réussite du projet, au-delà des aspects techniques et financiers. La temporalité du changement est également un facteur critique. Il ne suffit pas de tout implémenter rapidement ; il faut aussi veiller à un timing optimal qui permette aux équipes de s’adapter en douceur. Ces éléments, moins tangibles mais tout aussi essentiels, sont souvent déterminés à travers un audit préalable, qui permet d’évaluer la capacité de l’entreprise à absorber ce changement et de définir une feuille de route claire pour la transition. 

Bien maîtriser son externalisation : risques et perspectives 

Externaliser sa DSI est-il risqué ?  

La place stratégique du système d’information dans les entreprises est telle que l’on pourrait penser qu’elle doit obligatoirement être gérée en interne. La question est légitime, y compris en prenant en compte tous les avantages que cela comporte. Elle revient finalement à s’interroger sur la capacité d’un prestataire à être meilleur que ce que l’entreprise pourrait faire elle-même en interne.  

Un process de sélection drastique doit donc évidemment être réalisé avant toute contractualisation, prenant en compte des éléments factuels (références clients, santé financière, etc.) ou non (relation humaine, qualité de la communication, etc.). Au-delà de ces aspects, la mise en place d’audits réguliers est cruciale pour gérer ce risque. Et même plus : elle est souhaitable pour le prestataire, qui peut ainsi démontrer son savoir-faire, le respect de ses engagements et faire preuve d’une transparence liée à ses actions vis-à-vis de son client. C’est aussi cette responsabilité partagée qui contribue à pérenniser une collaboration saine et durable. 

Miser sur un partenaire tourné vers l’avenir 

Dans le cadre d’une externalisation de la DSI, le prestataire doit être force de proposition, disposer d’une vue technologique d’ensemble et d’une compréhension fine des enjeux de ses clients. C’est même l’un de ses atouts principaux, mais qui nécessite une veille de tous les instants.  

La place de la DSI a changé ces dernières années, tout comme la gestion, la mise en place d’un SI et les contraintes. L’essor des services cloud disponibles à la volée ou des solutions collaboratives ont drastiquement changé la manière même d’appréhender l’IT dans les entreprises. Comprendre ces évolutions et les contextualiser devient alors critique, tant du point de vue technologique qu’humain. Cette capacité à rationnaliser et séparer le bon grain de l’ivraie est une composante fondamentale pour un prestataire et ses clients.